Việc tăng cường trao đổi văn bản điện tử sẽ giúp các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ TT&TT tiết giảm nhiều chi phí, thời gian, công sức so với việc gửi - nhận văn bản giấy. Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.

Chỉ thị số 08 của Bộ TT&TT về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của ngành TT&TT, vừa ban hành đầu tháng 2/2013, đã nêu rõ 11 loại văn bản chỉ được gửi - nhận theo phương thức điện tử, không chấp nhận phương thức giấy tờ truyền thống. 

Các loại văn bản gửi - nhận giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ TT&TT chỉ áp dụng phương thức trao đổi điện tử gồm: Thư mời, giấy mời, giấy triệu tập hợp; Các văn bản báo cáo công tác (tháng/quý/6 tháng) và các báo cáo theo yêu cầu; Văn bản gửi lãnh đạo để báo cáo (các văn bản gửi báo cáo lãnh đạo có ghi tại mục “Nơi nhận”); Công văn trao đổi, đóng góp ý kiến; Thông báo (giới thiệu chữ ký, trụ sở làm việc, ý kiến kết luận của lãnh đạo Bộ); Giấy ủy quyền gửi báo cáo lãnh đạo cấp trên khi vắng mặt ở cơ quan; Các bản sao gửi văn bản để phối hợp xử lý; Văn bản quy phạm pháp luật gửi chung để biết; Lịch công tác; Đăng ký xe; Đăng ký phòng họp. 

Cũng theo Chỉ thị số 08, có 6 loại văn bản, giấy tờ được chấp nhận gửi - nhận song song cả văn bản điện tử và văn bản giấy, gồm: Các hồ sơ (phiếu trình) trình lãnh đạo Bộ; Văn bản, tài liệu liên quan đến kinh phí; Các văn bản, tài liệu liên quan đến nhân sự; Các hồ sơ, tài liệu về cấp phép, thi đua khen thưởng; Các báo cáo năm, báo cáo số liệu thống kê chuyên ngành; Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến ngành.

Ngoài ra, có 4 loại văn bản trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ với các Sở TT&TT được áp dụng song song cả phương thức gửi - nhận văn bản điện tử và văn bản giấy, gồm: Thư mời, giấy mời, giấy triệu tập họp; Các văn bản báo cáo công tác (tháng/quý/6 tháng/9 tháng) và các báo cáo theo yêu cầu; Công văn xin ý kiến góp ý, tài liệu họp, tài liệu họp giao ban quản lý Nhà nước; Báo cáo số liệu thống kê chuyên ngành, các bản sao gửi văn bản, đăng ký lịch làm việc.

Ngay sau khi Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 15 (ngày 22/5/2012) về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, Bộ TT&TT đã đẩy mạnh việc xây dựng Chỉ thị của Bộ trưởng Bộ TT&TT về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ TT&TT.

Với quyết tâm “làm gương” cho các cơ quan Nhà nước về triển khai văn bản điện tử, trong Chỉ thị số 08, Bộ TT&TT đặt mục tiêu đến năm 2015 sẽ có 70% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ TT&TT được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử (cao hơn tỷ lệ 60% áp dụng chung cho các cơ quan Nhà nước trong Chỉ thị số 15 của Thủ tướng Chính phủ).

Ngay trong năm 2013, Bộ TT&TT sẽ đưa việc bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử khi xử lý công việc vào Quy chế làm việc của Bộ; xây dựng kế hoạch, lộ trình triển khai ứng dụng chữ ký số để đảm bảo bảo mật cho giao dịch điện tử.