Ngày 06/4/2026, Chủ tịch UBND tỉnh Lê Hải Hòa đã ký ban hành Công văn số 991/UBND-VX chỉ đạo việc đảm bảo vận hành ổn định hệ thống Hội nghị trực tuyến. Trong Công văn nêu rõ, thời gian qua, hệ thống Hội nghị trực tuyến đã góp phần phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của tỉnh, nhất là trong bối cảnh yêu cầu xử lý công việc nhanh, kết nối nhiều cấp, nhiều điểm cầu, giảm thời gian đi lại, tiết kiệm chi phí tổ chức họp trực tiếp.
Hệ thống hội nghị trực tuyến của tỉnh vận hành cơ bản ổn định.
Để bảo đảm hệ thống Hội nghị trực tuyến của tỉnh hoạt động thông suốt, ổn định, đồng bộ, đáp ứng yêu cầu phục vụ hội nghị trực tuyến từ tỉnh đến cơ sở, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:
Các sở, ban, ngành; UBND các xã, phường khẩn trương tổ chức rà soát, đánh giá toàn diện hiện trạng hệ thống Hội nghị trực tuyến tại cơ quan, đơn vị mình; trong đó phải làm rõ: tình trạng thiết bị hiện có; mức độ tương thích giữa thiết bị đầu cuối, màn hình, camera, micro, loa, bộ điều khiển, phần mềm và đường truyền; chất lượng vận hành thực tế; các lỗi phát sinh thường gặp như mất tiếng, nhiễu âm, trễ hình, vỡ hình, rớt kết nối; nguyên nhân chủ yếu do thiết bị, cấu hình, đường truyền, nguồn điện, thao tác vận hành hay do phối hợp kỹ thuật chưa kịp thời. 2 Việc rà soát phải bám sát thực tế, tránh báo cáo hình thức hoặc chỉ nêu nhu cầu mua sắm mới.
Cần phân loại rõ: nội dung nào có thể khắc phục bằng việc sắp xếp lại thiết bị, chuẩn hóa cấu hình, thay đổi cách kết nối, thay thế phụ kiện nhỏ lẻ, nâng cấp phần mềm, củng cố đường truyền hoặc bố trí lại vị trí lắp đặt; nội dung nào thực sự cần đầu tư, bổ sung. Quan điểm là ưu tiên tận dụng tối đa tài sản, thiết bị, hạ tầng đang có, chỉ đề xuất thay thế, mua sắm mới đối với những hạng mục không còn khả năng đáp ứng yêu cầu vận hành hoặc chi phí duy trì, chắp vá lớn hơn hiệu quả sử dụng.
Trên cơ sở đó, lập báo cáo đánh giá hiện trạng và đề xuất phương án xử lý cụ thể gửi Sở Khoa học và Công nghệ trước ngày 15/4/2026 để tổng hợp. Báo cáo phải nêu rõ hiện trạng từng điểm cầu, từng nhóm thiết bị, mức độ đáp ứng yêu cầu họp trực tuyến, những nội dung cần chuẩn hóa dùng chung toàn tỉnh, những nội dung cần hỗ trợ kỹ thuật ngay, những nội dung cần đầu tư có trọng tâm, trọng điểm; không đề xuất chung chung.
Bố trí cán bộ hoặc đầu mối kỹ thuật phụ trách cụ thể tại từng điểm cầu; chịu trách nhiệm phối hợp thử kết nối, kiểm tra thiết bị, âm thanh, hình ảnh, đường truyền, nguồn điện trước mỗi cuộc họp; kịp thời phản ánh sự cố, không để đến sát giờ họp mới xử lý. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trong trường hợp để xảy ra sự cố lặp đi lặp lại nhiều lần tại cùng một điểm cầu mà không chủ động rà soát, khắc phục.
Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan, VNPT Cao Bằng, Viettel Cao Bằng khẩn trương tổng hợp, đánh giá lại toàn bộ hiện trạng hệ thống Hội nghị trực tuyến trên địa bàn tỉnh trên cơ sở báo cáo của các đơn vị và kiểm tra thực tế (khi cần thiết). Việc đánh giá phải phản ánh đúng bản chất hiện trạng là hệ thống đang được hình thành từ nhiều thành phần khác nhau nhưng vẫn đang vận hành; trong đó phải chỉ rõ phần nào hoạt động ổn định, phần nào hoạt động được nhưng không ổn định, phần nào không còn phù hợp.
Trên cơ sở đó, tham mưu UBND tỉnh phương án xử lý tổng thể theo hướng đồng bộ, hiệu quả, tiết kiệm, thực tế, phù hợp điều kiện của tỉnh; lấy mục tiêu hệ thống chạy được, ổn định, sử dụng thuận tiện, đáp ứng yêu cầu hội nghị trực tuyến làm tiêu chí chính, không chạy theo hình thức, không đề xuất đầu tư mới tràn lan khi chưa khai thác hết năng lực của hạ tầng hiện có. Phương án tham mưu phải làm rõ tối thiểu các nội dung sau:
Một là, kiến trúc vận hành chung của hệ thống Hội nghị trực tuyến toàn tỉnh, bảo đảm tương thích giữa điểm cầu cấp tỉnh và các điểm cầu cơ sở.
Hai là, danh mục thiết bị, hạ tầng hiện có còn tiếp tục sử dụng được; danh mục cần chỉnh sửa, cấu hình lại, thay thế phụ kiện hoặc nâng cấp nhỏ; danh mục thực sự cần đầu tư mới.
Ba là, yêu cầu tối thiểu đối với điểm cầu họp trực tuyến, nhất là về thiết bị âm thanh, hình ảnh, màn hình hiển thị, thiết bị điều khiển, nguồn điện, kết nối 3 mạng, phương án dự phòng; trong đó ưu tiên yêu cầu thiết thực, dễ triển khai, phù hợp khả năng ngân sách.
Bốn là, giải pháp dùng chung toàn tỉnh về cấu hình, chuẩn kết nối, quy trình kiểm tra trước họp, cơ chế hỗ trợ kỹ thuật, quy trình tiếp nhận và xử lý sự cố.
Năm là, lộ trình thực hiện theo thứ tự ưu tiên, trước hết xử lý các điểm cầu thường xuyên phục vụ hội nghị của tỉnh và các điểm cầu đang phát sinh lỗi kéo dài.
Phương án triển khai phải đảm bảo theo yêu cầu quản lý, vận hành, giám sát chất lượng dịch vụ, bảo đảm an toàn thông tin đối với hệ thống kết nối trên Mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng, Nhà nước; đồng thời tham chiếu các khuyến nghị kỹ thuật đối với họp trực tuyến phục vụ cơ quan nhà nước như ưu tiên kết nối có dây, bảo đảm băng thông tối thiểu cần thiết, hạn chế phụ thuộc vào cấu hình chắp vá hoặc kết nối không ổn định.
Chủ trì xây dựng hoặc hoàn thiện hướng dẫn kỹ thuật, quy trình vận hành dùng chung trên toàn tỉnh theo hướng ngắn gọn, dễ áp dụng, rõ trách nhiệm; bảo đảm các cơ quan, đơn vị thực hiện thống nhất, không để mỗi nơi làm một kiểu, càng đầu tư càng rời rạc, không tương thích.
Tăng cường kiểm tra, đánh giá chất lượng vận hành thực tế; phối hợp chặt chẽ với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ xử lý dứt điểm những điểm nghẽn kéo dài. Trường hợp phát hiện đề xuất đầu tư không cần thiết, trùng lặp, không tận dụng hạ tầng hiện có hoặc không bảo đảm đồng bộ chung thì phải kịp thời tham mưu chấn chỉnh. Hoàn thành việc tổng hợp, đánh giá và tham mưu phương án báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày 25/4/2026.
VNPT Cao Bằng, Viettel Cao Bằng: phối hợp chặt chẽ với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị liên quan rà soát, đánh giá đúng thực trạng hạ tầng mạng, đường truyền, thiết bị đầu cuối, giải pháp kết nối đang sử dụng tại các điểm cầu; xác định rõ nguyên nhân các lỗi thường gặp, đặc biệt là mất tiếng, vỡ hình, chập chờn tín hiệu, mất kết nối, chậm hiển thị hình ảnh, không tương thích giữa các hệ thống. Có trách nhiệm đề xuất giải pháp kỹ thuật theo hướng thực chất, tiết kiệm, khả thi; ưu tiên các phương án tối ưu hóa, cấu hình lại, chuẩn hóa kết nối, tận dụng tối đa hạ tầng và thiết bị còn khai thác tốt; chỉ đề xuất thay thế hoặc bổ sung thiết bị trong trường hợp thật sự cần thiết, có căn cứ rõ ràng. Không đề xuất giải pháp thiên về thay mới toàn bộ hoặc phát sinh chi phí lớn trong khi chưa chứng minh được hiệu quả. Bảo đảm chất lượng đường truyền, hạ tầng mạng phục vụ hệ thống Hội nghị trực tuyến trên địa bàn tỉnh; chủ động giám sát, cảnh báo sớm nguy cơ mất ổn định; phối hợp xử lý sự cố nhanh, dứt điểm, không để kéo dài, không để tái diễn nhiều lần tại cùng một điểm cầu. Trong quá trình phối hợp, phải xác định rõ 4 đầu mối kỹ thuật, thời gian tiếp nhận, thời gian phản hồi, thời gian khắc phục; tránh tình trạng sự cố xảy ra nhưng không rõ đơn vị nào chịu trách nhiệm chính. Nghiên cứu, đề xuất phương án dự phòng phù hợp với điều kiện thực tế của tỉnh, bảo đảm khi xảy ra sự cố vẫn có thể duy trì hoặc khôi phục nhanh hoạt động của các cuộc họp quan trọng; trong đó phải cân nhắc kỹ giữa yêu cầu kỹ thuật và khả năng bố trí nguồn lực; tránh xây dựng phương án hình thức, chi phí cao nhưng khó triển khai. Bố trí lực lượng kỹ thuật hỗ trợ trong các phiên họp quan trọng của tỉnh và trong giai đoạn rà soát, chuẩn hóa hệ thống; phối hợp tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ phụ trách tại cơ sở để giảm lỗi vận hành thông thường.
Các cơ quan, đơn vị, địa phương phải xác định rõ việc bảo đảm vận hành ổn định hệ thống Hội nghị trực tuyến không chỉ là nhiệm vụ kỹ thuật đơn thuần mà là điều kiện trực tiếp phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của tỉnh trong giai đoạn hiện nay. Vì vậy, phải thực hiện với tinh thần khẩn trương, thực chất, tiết kiệm, hiệu quả; không làm hình thức, không đề xuất đầu tư theo tư duy thay mới toàn bộ, không để tình trạng hệ thống chắp vá, không đồng bộ kéo dài.
Giao Sở Khoa học và Công nghệ theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện; kịp thời báo cáo, tham mưu UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo các nội dung vượt thẩm quyền hoặc cần bố trí kinh phí, bảo đảm phương án cuối cùng vừa phù hợp yêu cầu kỹ thuật, vừa phù hợp điều kiện thực tế của một tỉnh miền núi còn nhiều khó khăn về ngân sách, nhưng vẫn bảo đảm hệ thống hội nghị trực tuyến đồng bộ hơn, ổn định hơn, sử dụng được và phục vụ tốt yêu cầu chỉ đạo, điều hành từ tỉnh đến cơ sở.
KT